Secretaresse

Vind jij het heerlijk om alles tot in de puntjes te regelen? Zorg jij voor verbinding en een goede sfeer door jouw betrokkenheid en enthousiasme? Help jij mee om een klant met een vraag te koppelen aan de juiste medewerker, zodat deze wordt geholpen? Houd jij het overzicht van alle project overleggen? Kan je goed werken in een virtueel team, met collega’s op verschillende locaties. En vind jij het belangrijk dat afspraken worden vastgelegd en ondersteun jij graag collega’s? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Als secretaresse variëren je werkzaamheden. Jouw werkzaamheden bestaan uit het aannemen van de telefoontjes, tot het notuleren van overleggen en van het inboeken van opdrachten tot het bestellen van kantoorbenodigdheden. Hierbij schakel je snel en verlies je jouw doorlopende werkzaamheden niet uit het oog. Je bent van nature bereid de handen uit de mouwen te steken en springt bij op de vestiging waar het nodig is. Je werkt vanaf een van onze vestigingen waarvandaan je de collega’s van alle vijf de vestigingen ondersteunt. Voor vragen over het nabellen van een offerte of een actiepunt uit een overleg, kunnen collega’s bij jou terecht.

Jouw taken

Je bent verantwoordelijk voor de algemene secretariaatswerkzaamheden, zoals het bijhouden van de projectadministratie van nieuwe en lopende onderzoeken, het voorbereiden, plannen en notuleren van vergaderingen en verschillende facilitaire werkzaamheden. Je behandelt de offerte aanvraag en vraagt zo nodig informatie op van vorige projecten op dezelfde locatie. Je zet de klant in het systeem en zorgt ervoor dat de projectleider alle contactgegevens heeft. Uiteindelijk maak jij een factuur aan en archiveer je het project als deze volledig is afgerond. Jij ziet het werk liggen en pakt dit als geen ander op!

Ook ondersteun je bij het uitvoeren van acquisitietaken waarbij je veel telefonisch klantcontact hebt. Je bent betrokken bij alle vestigingen en vormt daardoor een hecht team met de andere secretaresses. Verder ben je aanwezig bij verschillende overleggen. Je notuleert het overleg, om deze vervolgens uit te werken en te delen met de collega’s. Ook zet jij de actiepunten uit, zodat iedereen aan de slag kan. Kortom, als er iemand is die het werk van onze collega’s makkelijker kan maken, ben jij het!

Een dag als secretaresse

Je begint de dag met het aanmelden op de telefoonlijn en opent de mailbox. Je bekijkt de werkstroom in ons online systeem en zet verschillende taken weg in de tijd om zo het overzicht te houden. Er is een nieuwe offerte aanvraag binnengekomen op de mail van een vestiging. Je stuurt een ontvangstbevestiging en zet de aanvraag door, zodat de projectleiders deze kunnen oppakken. Vervolgens komt er een mail binnen van een klant die wilt weten wanneer hij de offerte kan verwachten. Je neemt contact op met de projectleider en laat aan de klant weten in welke fase de offerte zit. Tussendoor behandel je de binnenkomende telefoontjes en verstuur je een factuur richting een klant.

Dan is het tijd om gezellig buiten te lunchen met de collega’s, waarna je verder gaat met het wekelijks overleg op de vestiging. Je maakt notulen van het overleg en plaatst deze op de tijdlijn voor alle collega’s. Er komt een spoedaanvraag binnen. Je pakt deze offerteaanvraag gelijk op en in samenwerking met de projectleiders is er dezelfde dag nog een reactie gegeven aan de klant. Wat een samenwerking! Richting het eind van de dag bel je de secretaresse van een andere vestiging op. Samen bespreek je de takenlijst en kijk je naar de werkverdeling. Een opdracht inboeken? Een klant nabellen? Samen pakken jullie dit op! Het ondersteunen van collega’s en vragen van projectleiders en klanten beantwoorden, daar haal jij jouw energie uit!

Wat heb je in huis?

• Afgeronde relevante mbo-opleiding.
• Goede beheersing van het MS-officepakket (met name Word, Outlook en Excel).
• Ervaring met het werken in een CRM systeem is een pré.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Organisatorisch vermogen, nauwkeurig, proactief en stressbestendig.

Wat bieden wij jou?

• Naast feestdagen ontvang je 25 vakantiedagen op basis van 40 uur per week, vakantiegeld, reiskostenvergoeding en pensioenopbouw.
• Een arbeidsovereenkomst van 32 uur per week (zie jij jezelf deze functie in meer of minder uren uitvoeren, vermeld dat dan in je sollicitatie).
• Laptop van de zaak.
• Een brede functie waarin ruimte is voor eigen initiatief.
• Een platte organisatiestructuur, informele werksfeer en enthousiaste collega’s.
• Uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd.

Wil jij werken in een dynamisch bedrijf en ben jij de persoon die wij zoeken? Solliciteer via het formulier op onze website! Vragen? Neem gerust contact met ons op via HRM@econsultancy.nl of bel 088 500 1 600.

Solliciteren